会議の録音からAIでアクションアイテムを抽出する方法

Dzianis Kukareka, 創業者 · 更新日 2026年11月6日

会議のアクションアイテムとは、会議から生まれる具体的なタスクのことで、それぞれに担当者が1人、期限、そして「何をもって完了とするか」がはっきり決まっています。録音からAIでアクションアイテムを抜き出す流れはシンプルです。話者ラベル付きで録音を文字起こしし、AIモデルに「すべての約束事を、タスク・担当者・期限・タイムスタンプの形で一覧にして」と頼み、チームに送る前に5分ほど音声と照らし合わせて確認します。以下で、具体的な手順、管理表のフォーマット、そのまま使えるプロンプト、フォローアップメールのテンプレートを紹介します。

アクションアイテムとは？会議での意味

アクションアイテムとは、会議中に誰かが口に出して引き受け、会議の後で実際の作業になるべき約束のことです。会議が生む残り2つのものとは性質が違います。決定事項（「3月にローンチする」）は問いに決着をつけるもの、議論のポイント（「価格が高い気がする」）は意見を記録するもの、そしてアクションアイテム（「プリヤが木曜までに改訂版の価格表を送る」）は作業を割り当てるものです。議事録にはふつう3つとも含まれますが、あとで人が実際に開き直すのはアクションアイテム（いわば議事録のTODO）の部分です。

使えるアクションアイテムには、次の4つの要素があります。

動詞で始まるタスク。作業そのものではなく、完了した状態を書きます（「契約書に取り組む」ではなく「署名済みの契約書を法務に送る」）。
名前のある担当者1人。チーム、「私たち」、「誰か」は担当者ではありません。手伝う人がいても構いませんが、責任を持つのは1人です。
期限。「至急」や「次のスプリントあたり」ではなく、カレンダー上の日付で。
背景情報。そのタスクのもとになった決定事項、または録音の中で合意された瞬間へのリンクです。

アクションアイテムの例：弱い書き方と強い書き方

うまくいかないアクションアイテムの多くは、いくつかの決まったパターンでつまずいています。書き直し方は次のとおりです。

弱いアクションアイテム	足りないもの	強いバージョン
「提案書の件をフォローする」	成果物、担当者、日付	「マリアが価格を更新した改訂版の提案書を11月19日（木）までにAcme社へ送る」
「マーケで解約率の数字を調べる」	単独の担当者、完了の定義	「トムがプラン別の解約率内訳を1ページにまとめ、11月23日（月）までに#growthで共有する」
「オンボーディングのバグを至急直す」	日付、担当者	「レナが空のワークスペースで出るエラーの修正を11月18日（水）までにリリースする」
「採用について考えたほうがいい」	まだ約束になっていない	「ダンがサポートリードの求人票を作成し、11月27日（金）までに回覧する」（または削除する）
「法務に確認する」	確認内容、担当者、日付	「プリヤがDPAは下請け業者もカバーしているかを法務に確認し、11月24日（火）までに回答をもらう」

アクションアイテムのテンプレート：コピーして使える管理表

アクションアイテムは1本のフラットなリストにまとめ、1行に1タスクを書きます。列は5つで十分です。5つ目の「出典のタイムスタンプ」が、AIで抽出したリストを信頼できるものにします。約束が交わされた瞬間に誰でもすぐ飛べるからです。

アクションアイテム - [会議名]、[日付]
録音／文字起こし: [リンク]

#  | タスク（動詞で始め、完了した状態を書く）   | 担当者 | 期限       | ステータス  | 出典
---|--------------------------------------------|--------|------------|-------------|-------
1  | 新価格を反映した改訂版の提案書を送る       | マリア | 2026-11-19 | 未着手      | 12:04
2  | プラン別の解約率内訳を#growthで共有する    | トム   | 2026-11-23 | 未着手      | 27:41
3  | 空のワークスペースのエラー修正をリリース   | レナ   | 2026-11-18 | 対応中      | 33:10
4  | DPAが下請け業者をカバーするか法務に確認    | プリヤ | 2026-11-24 | 保留        | 41:55

ステータスの値: 未着手 / 対応中 / 保留（理由を書く） / 完了 / 取り下げ（理由を書く）

決定事項（上記タスクの背景）
- ローンチ日は3月15日のまま（18:30）
- 年間プランの割引を25%から20%に引き下げ（22:15）

未解決の論点（まだ誰のタスクでもない）
- EU向けに別のオンボーディングフローが必要か？（38:02）

同じ列構成は、スプレッドシートでも、Notionのデータベースでも、Jiraへのインポートでもそのまま使えます。正式な議事録も作っている場合は、別記事で公開しているAIで作る議事録テンプレートの「アクションアイテム」欄に、このブロックをそのまま差し込めます。

会議の録音からAIでアクションアイテムを抽出する方法

以下の流れは、どんな録音にも使えます。ZoomやTeamsのクラウド録画、対面の会議で録ったボイスメモ、電話、去年のウェビナーでも同じです。

録音し、そのことを伝える。各プラットフォームの標準の録画機能を使うか、対面ならテーブルの真ん中にスマートフォンを置きます。冒頭で録音することを告げましょう。同意のルールは国や米国の州によって異なります。詳しくは米国とEUにおける録音の同意ルールのガイドをご覧ください。
話者ラベル付きで文字起こしする。話者分離に対応した文字起こしツールにファイルをアップロードし、「話者1、2、3」を実名に置き換えます。担当者を抜き出せるかどうかは、このステップで決まります。「金曜に送ります」がアクションアイテムになるのは、その「私」が誰なのかを文字起こしが把握している場合だけです。
テキストにタイムスタンプを残す。タイムスタンプ付きで文字起こしを書き出すか貼り付けて、モデルが「出典」列にそれを引用できるようにします。
抽出用プロンプト（下記）を実行する。文字起こし全文に対して使います。全体の要約ではなく、アクションアイテムだけを求めてください。目的を絞った依頼のほうが、話のついでに交わされた小さな約束まで拾えます。
音声と照らし合わせて確認する。次のセクションのチェックリストを使います。かかるのは50分ではなく5分です。
リストを送り、タスク管理ツールに移す。これは会議当日のうちに済ませます。

会議のアクションアイテムをAIで抽出するプロンプト（コピー用）

ChatGPT、Claude、Geminiなど、長いテキストを受け付けるアシスタントならどれでも使えます。プロンプトを貼り付け、その下に文字起こしを貼ってください。

あなたは会議の文字起こしからアクションアイテムを抽出します。
文字起こしには話者名とタイムスタンプが付いています。

ルール:
1. アクションアイテムとは、会議の後に何かを行うという約束です。
   誰かが引き受けた依頼（「〜してもらえますか？」「いいですよ」）も含めます。
   アイデア、希望、「いつかやれたらいいね」という発言は除外します。
2. 各項目について次を示してください: タスク（動詞で始め、完了した状態を書く）、
   担当者（1人。文字起こしに出てくる名前どおりに）、
   期限（発言どおり。言及がなければ「未設定」と書く）、
   出典のタイムスタンプ、そしてもとになった発言の正確な引用。
3. 単独の担当者が合意されていない場合は「担当者なし」と書くこと。推測しないでください。
4. 別々の約束を1つの項目にまとめないでください。
5. 表の後に、次を別に列挙してください:
   - 決定事項（タイムスタンプ付き）
   - 誰も担当を引き受けなかった未解決の論点

アクションアイテムは表で出力してください:
| # | タスク | 担当者 | 期限 | タイムスタンプ | 引用 |

会議の日付（「金曜」「来週」を解釈するため）: [YYYY-MM-DD]

文字起こし:

このプロンプトで特に効いているのは2点です。発言の正確な引用を求めておけば、各項目を数秒で検証できます。また、推測させずに「担当者なし」「未設定」と書かせることで、抜けている部分が自信満々のでっち上げではなく、あなたが対応すべき目に見えるTODOになります。実行する前に会議の日付を必ず入れてください。そうしないと「金曜」がいつのことなのか、モデルには基準がありません。

チャット型のアシスタントに文字起こしを貼り付けたくない場合は、BlaBlaScribeの文字起こし要約ツールを使えば、文字起こししたのと同じファイルから要点、決定事項、アクションアイテムを作成できます。AI要約は有料プランの機能で、無料プランでは文字起こし30分を1回分利用できます。文字起こしはドイツのサーバーで処理され、ファイルがAIの学習に使われることはありません。アップロードした録音やリンクを対象に動くので、ボットとして通話に参加することもありません。

Zoom、Teams、Google Meet、Otter、Firefliesではアクションアイテムはどう表示される？

普段の会議がこれらのプラットフォームで行われているなら、別のツールを使わなくてもアクションアイテムの下書きが手に入るかもしれません。各社のドキュメントに基づく、それぞれの機能は次のとおりです。

ツール	アクションアイテムが表示される場所	知っておきたいこと
Zoom（AI Companion）	AIによる会議の要約の中に、次のステップやアクションアイテムとして	Zoomはメモ機能について、会議を要約しアクションアイテムを抽出する機能だと説明しています。要約は会議後に編集・共有できます。
Microsoft Teams（インテリジェント要約）	要約画面の「AI要約」に、AIが生成したメモとフォローアップタスクとして	Teams PremiumまたはMicrosoft Copilotのライセンスが必要で、会議が文字起こしされていて、かつ5分以上続いている必要があります（Microsoftサポート）。
Google Meet（「自動メモ生成」）	Geminiのメモドキュメント内の「推奨される次のステップ」セクション	項目を編集し、担当者を割り当てられます。Business Standard／PlusとEnterprise Standard／Plus、および一部のアドオンで利用できます（Google Workspace Updates）。
Otter	会話の要約内のアクションアイテムと、会議をまたいだアクションアイテム一覧	OtterはAIが生成した項目を会議後に担当者へ割り当てます。チェックを付けると「Completed」に移動します（Otterヘルプセンター）。
Fireflies	AIによる会議の要約内の「Action Items」セクション	項目はそれを言い出した話者にひも付けられます。文字起こしと話者ラベルを修正してから再生成すると、リストの質が上がります（Firefliesガイド）。

5つとも、会議がそのプラットフォーム上で行われるか、そのボットが通話に参加していることが前提です。対面の会議、電話、自分で管理していない外部のプラットフォーム、過去の録音などには、先ほどの「録音→文字起こし→抽出」の方法がどこでも通用します。ボットそのものについては、AI議事録ツールの比較やOtterとFirefliesの比較記事で詳しく解説しています。

AIが抽出したアクションアイテムの確認方法

どのツールで下書きを作ったにせよ、送る前に会議に出席した人が目を通すべきです。AIは約束を示す言い回し（「やります」「〜してもらえますか」「Xまでに〜しよう」）を見つけるのは得意ですが、その発言が本当に約束だったのかを判断するのは苦手です。次のチェックリストを使ってください。

すべての項目に担当者が1人いる。「担当者なし」は、誰かを指名するか項目を削除して解消します。
すべての項目に日付がある。「未設定」は、担当者が同意しそうな日付に置き換えます。推測で入れた場合は、メールの中で「仮の日付」と明記します。
幻のタスクを消す。ブレインストーミング中の発言（「料金ページを作り直してもいいかもね」）は、よくタスクとして抽出されてしまいます。誰も「私がやります」と言っていなければ、それはアイデアであって項目ではありません。
意外な項目は音声で聞き直す。タイムスタンプに飛びましょう。タイムスタンプ付きの文字起こしなら、引用の確認は10秒で済みます。
抜けているものを探す。さりげない同意（「うん、それやっときます」）や、みんなが同時に話し出す最後の2分間に交わされた約束は、モデルが特に見落としやすい部分です。
複数言語が混ざった音声や雑音の多い音声では名前を確認する。話者のラベルが間違っていれば、担当者も間違います。まずラベルを直してください。

アクションアイテムのフォローアップメールのテンプレート

確認済みのリストは、全員が会話を覚えているうちに、数時間以内に送りましょう。網羅性より短さが大事です。文字起こし全文はリンクにとどめ、読ませる添付ファイルにはしません。

件名: アクションアイテム - [会議名]、[日付]

皆さま

本日はありがとうございました。合意した内容は以下のとおりです。誤りがある場合や
日付の都合が合わない場合は、[曜日]までにご返信ください。

アクションアイテム
1. [タスク] - [担当者] - 期限 [日付]
2. [タスク] - [担当者] - 期限 [日付]
3. [タスク] - [担当者] - 期限 [日付]（仮の日付です。ご確認ください）

決定事項
- [決定事項]
- [決定事項]

未解決（担当者未定）
- [論点] - [日付]に改めて検討します

録画と文字起こし: [リンク]
次回の確認ミーティング: [日時]

[あなたの名前]

このメールを機能させる習慣が2つあります。1つは、すべての行に担当者の名前を入れること。そうすれば各自が自分のタスクをひと目で見つけられます。もう1つは、修正の連絡に期日を設けること。その日を過ぎて反応がなければ合意とみなすので、「そんなことをやるとは言っていない」という揉め事を先回りして防げます。複数の言語で仕事をするチームなら、文字起こし全文ではなくリストのほうを翻訳しましょう。短いうえに、担当者が正確に読む必要があるのはリストだからです。

アクションアイテムを完了まで追跡する

アクションアイテムのリストが失敗するのは、メールを送る前ではなく送った後です。リストを生かし続けるための習慣をいくつか紹介します。

作業が行われるシステムに当日中に項目を移す。Jira、Asana、Linear、Trello、共有スプレッドシートなどです。タスクの説明欄には文字起こしのタイムスタンプへのリンクを入れて、背景情報も一緒に持ち運べるようにします。
前回の会議のアクションアイテムから確認する。次の会議は前回のリストから始めます。所要2分で、各担当者が完了・対応中・保留のいずれかを報告します。これを続けているチームは、口にした約束は必ず確認されるのだとすぐに学びます。
「取り下げ」を正直に使う。もう意味がなくなった項目は、理由を添えて取り下げにします。古い未着手の項目だらけのリストは、誰にも読まれなくなります。
定例会議ごとに管理表を1つだけ使い続ける。週次の会議なら、毎週新しいドキュメントを作るのではなく、同じリストに新しい項目を追記していきます。そうすれば期限切れの項目が見えたままになります。
文字起こしを保管しておく。仕事を動かすのはリストですが、数週間後に「実際に何が合意されたのか」で揉めたとき、決着をつけるのは文字起こしです。

同じ流れは、クライアントとの通話、インタビュー、ワークショップ、録音した電話にも当てはまります。変わるのは録音の方法だけです。プラットフォームごとの録画と書き出しの手順は、Zoom、Google Meet、Teamsの会議を文字起こしする方法をご覧ください。

よくある質問

会議におけるアクションアイテムとは何ですか？

アクションアイテムとは、会議で割り当てられるタスクのことです。担当者が1人と期限が決まっていて、会議の後に実行しなければならない具体的な作業を指します。問いに決着をつける決定事項や、意見を記録する議論メモとは区別されます。

会議メモからアクションアイテムはどう書けばいいですか？

各項目を完了した状態を表す動詞から書き始め、担当者を1人指名し、カレンダー上の期限を加え、もとになった決定事項や文字起こしの該当箇所にリンクします。「マリアが11月19日までに改訂版の提案書をAcme社へ送る」は完全なアクションアイテムですが、「提案書をフォローする」はそうではありません。

AIで会議の録音からアクションアイテムを抽出できますか？

できます。話者ラベル付きで録音を文字起こしし、AIモデルに担当者・期限・タイムスタンプ付きですべての約束を一覧にするよう頼みます。いくつかの項目は修正が必要になると考えておきましょう。モデルは約束の言い回しはよく拾いますが、アイデアをタスクとして挙げたり、さりげない同意を見落としたりすることがあります。そのため、出席者による5分間の確認までがひとつの工程です。

アクションアイテムのテンプレートには何を入れるべきですか？

最低限、タスク、担当者、期限、ステータスです。文字起こしのタイムスタンプを記した出典列を加えると各項目を検証できるようになり、決定事項と未解決の論点を別セクションに分けるとタスクリストがすっきりします。

ZoomとTeamsでは会議のアクションアイテムはどこに表示されますか？

Zoom AI Companionは、会議の要約に次のステップとアクションアイテムを含めます。Microsoft Teamsは、会議の要約画面の「AI要約」にAIが生成したメモとフォローアップタスクを表示します。これにはTeams PremiumまたはCopilotのライセンスと、文字起こしされた会議が必要です。